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The PARADISE 桃花源
深圳市桃花源生态保护基金会
档案管理制度
| 主题 | 版本 V1 | |
|---|---|---|
| 桃花源基金会档案管理制度 | 生效日期 | 2015 年10 月4 日 |
| 起草： 秘书处 | 审核（秘书长）： 手写签名：原件此处无法辨认 | 批准（理事长代理事会）： 手写签名：原件此处无法辨认 签名及日期：2015.10.4 |
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The PARADISE 桃花源
为规范深圳市桃花源生态保护基金会（以下简称“基金会”）档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，结合基金会实际，特制定本制度。
第一条 档案归档范围基金会的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、决定、委托书、协议、合同、项目方案、立项建议书、项目活动通知等具有保存价值的文件或文书资料属于档案归档范围。
公开使用的地理信息系统、图片、音频、视频等电子数据资料，参照基金会《数据资产公开使用管理制度》进行管理。
第二条 基金会的档案管理
- （一） 基金会的文书档案管理由秘书处负责并指定专人管理。
- （二） 基金会的财务档案由理事会指定专人管理。
第三条 资料的收集与整理
- （一） 按照档案归档范围，文书承办人应及时送交秘书处集中统一管理。
- （二） 秘书处要及时将基金会各种门类和载体的文件、材料收集齐全，并按照相关规定及时归档和整理。
- （三） 按照民政部档案馆的有关要求，设置档案目录及其他检索工具（电子工具），符合国家标准。
- （四） 凡秘密以上的文件必须放置办公室档案专柜。
- （五） 基金会应确保档案装具及保存档案设施的充足、档案库房面积的充足。
第四条 档案的借阅
- （一）因工作需要，基金会的工作人员需借阅档案时，需提交档案借阅申请，由指定的专人审批，办理档案借阅手续。
- （二）档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改，阅后及时归还。注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
第五条 本制度经基金会理事会审议通过，自发布之日起执行。